Является ли нарушением перевозка путевого инструмента?

Кого, как и на какую сумму оштрафуют за нарушения в путевых листах

В прошлом году правила заполнения путевых листов были изменены, что нарушило привычные для многих организаций алгоритмы оформления и выдачи этих документов. Между тем, проверяющие из разных контролирующих органов все чаще обращают внимание на наличие путевых листов и правильность их заполнения. Кто может ездить без путевых листов? Кого могут оштрафовать? На какую сумму? Кто может проверять путевые листы? На эти и другие вопросы отвечает эксперт программы « Путевые листы и ГСМ » компании СКБ Контур Игорь Голдырев.

Кого могут оштрафовать?

В тексте КоАП РФ фигурируют термины «должностные лица» и «юридические лица», но при этом имеются оговорки, что юридическим лицом с точки зрения закона в данном случае считается не только коммерческая/бюджетная организация, но и индивидуальный предприниматель. Самозанятые физлица в статьях КоАП РФ не упомянуты, но мы подозреваем, что инспектор ГИББД, выписывающий штраф, не будет обращать внимание на разницу между ИП и самозанятыми гражданами.

Бесплатно получить демо-версию сервиса «Путевые листы и ГСМ»

Кто может проверить путевой лист?

Путевые листы проверяют:

1. Трудовая инспекция — на предмет нарушения режима труда и отдыха водителей (см. « С 1 января вводятся новые нормы труда и отдыха для водителей грузовиков и автобусов »);
2. ФНС — при проверке правильности учета затрат (ГСМ) для расчёта налога на прибыль и в рамках проведения выездных и камеральных проверок;
3. ГИБДД — непосредственно на дороге, в целях установления правомерности использования транспортного средства, права водителя им управлять или обоснованности самого рейса.

Из всех перечисленных инстанций штрафы непосредственно за путевые листы, как правило, выписывают только ГИБДД.

За что могут выписать штраф?

1. За отсутствие путевого листа;
2. За неверно оформленный путевой лист;
3. За то, что путевой лист не подтверждает затраты на ГСМ.

Кому не нужен путевой лист?

Путевой лист необходим при перевозке пассажиров или грузов на легковом и грузовом транспорте, арендованном или принадлежащем юридическому лицу, а также в любой поездке таких ТС как трамвай, троллейбус, автобус (п. 2 ст. 6 закона № 259-ФЗ от 08.11.07).

Путевой лист не нужен частному лицу или сотруднику компании, который официально не является водителем, и который использует автомобиль для собственного передвижения. Однако при этом стоит помнить о том, что путевой лист необходим компании для подтверждения расхода ГСМ, поэтому единственный, кто может действительно обойтись без путевого листа — это частное лицо в частной поездке на собственном, арендованном автомобиле или автомобиле, управляемым по доверенности.

Путевой лист могут проверить не только непосредственно у водителя во время рейса, но и на предприятии. Срок хранения путевого листа составляет 5 лет, и его отсутствие в архиве также может привести к выписке штрафа.

Штраф за отсутствие путевого листа составляет 500 руб. (ст. 12.3 КоАП РФ). При этом инспектор ГИБДД вправе ограничиться предупреждением.

В то же время отсутствие путевого листа может интерпретироваться ГИБДД и Ространснадзором как свидетельство отсутствия предрейсового медицинского осмотра водителя и технического контроля транспортного средства, что повлечёт за собой дополнительные штрафы (см. далее).

Заполнить путевой лист в сервисе «Путевые листы и ГСМ»

Что необходимо указывать в путевом листе?

Штрафы налагаются в случае нарушений оформления путевого листа в части:

• предрейсового медицинского осмотра водителя;
• предрейсового технического контроля транспортного средства.

Отметка о медицинском осмотре

Неверное оформление — это отсутствие даты, подписи и штампа медицинского работника о прохождении предрейсового медосмотра. Отметим, что медицинский работник должен иметь соответствующее разрешение. Величина штрафов может быть различна:

• Отсутствие отметки о предрейсовом медицинском осмотре водителя — 5000 руб. для должностных лиц и 30 000 руб. для организаций (п. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ).
• Если отметка о прохождении медосмотра имеется, но она не соответствует действительности (например, водитель при проверке оказался пьян) — 20 000 руб. для должностных лиц и 50 000 руб. для организаций (ст. 12.32 КоАП РФ).
• Если же ГИБДД или Ространснадзор посчитает, что медосмотр вообще не был проведён, то штраф составит от 2000 до 3000 рубю для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб. для организаций (ст. 11.32 КоАП РФ).

Отметка о техническом контроле

Неверное оформление — это отсутствие даты и подписи лица, контролирующего техническое состояние транспортного средства. Лицо, ответственное за техконтроль должно иметь профессиональное образование по специальности «Техническое обслуживание и ремонт автотранспорта» или профподготовку с присвоением квалификации «Контролер технического состояния автомобильного транспорта». Величина штрафов за неверное оформление технического контроля такова:

• Отсутствия отметки о предрейсовом техническом контроле ТС — 5000 руб. для должностных лиц и 30 000 руб. для организаций (п. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ)
• При наличии отметки о прохождении техконтроля, не соответствующей действительности (ТС имело неисправности, с которыми запрещена эксплуатация) — от 5 000 до 8 000 руб. для должностных лиц (п. 2 ст. 12.31 КоАП РФ)

Налоговые штрафы: путевой лист и расход ГСМ

При проверке ФНС может выявить либо отсутствие путевого листа, либо его неверное оформление. В данном случае «неверное оформление» трактуется гораздо шире, чем отсутствие отметок о предрейсовом контроле. Реквизиты путевого листа должны полностью соответствовать перечисленным в приказе Минтранса России № 152 от 18.09.08.

Заполняйте путевые листы с указанием маршрута и обязательными реквизитами в сервисе «Путевые листы и ГСМ»

При отсутствии или при неверном оформлении путевой лист перестаёт являться документом, подтверждающим затраты предприятия, и ситуация интерпретируется налоговой, как занижение предприятием своей прибыли.

Размер штрафа в этом случае составит 20% от доначисленной суммы налога на прибыль (п. 1 ст. 122 НК РФ).

Т.е. в общем случае:

сумма штрафа = (зарплата водителя + расход ГСМ + амортизация ТС) х 0.04.

Автор: Игорь Голдырев, эксперт программы «Путевые листы и ГСМ» компании СКБ Контур

Комментарий к Определению ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880-13

Споры о том, является ли путевой лист документом, подтверждающим расход топлива, ведутся достаточно давно.

В комментируемом Определении ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13 коллегия судей отказалась передавать данное дело на рассмотрение в Президиум ВАС, тем самым оставив в силе Постановление ФАС ПО от 21.05.2013 № А55-23291/2012, принятое не в пользу налогоплательщика.

Отметим, что предметом спора стал отказ налогового органа принять в составе расходов для целей исчисления налога на прибыль стоимость горюче-смазочных материалов, поскольку в путевых листах отсутствовало подробное описание мест следования автомобиля.

Напомним, что согласно п. 1 ст. 247 НК РФ объектом обложения налогом на прибыль организаций признается, соответственно, прибыль, полученная налогоплательщиком. Причем прибылью признаются доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов. Расходы, в свою очередь, должны быть обоснованны и документально подтверждены, а также направлены на получение дохода – это следует из ч. 1 ст. 252 НК РФ.

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ относит расходы налогоплательщика на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного транспорта и иных его видов), расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Часть 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на горюче-смазочные материалы, является путевой лист, унифицированная форма (форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля») которого была утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Так как с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения, организации должны утвердить в учетной политике самостоятельно разработанные формы, в которых должны содержаться следующие обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ):

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Кроме того, следует учитывать, что Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Согласно п. 3 разд. 2 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер;

2) сведения о сроке действия;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

Поясним, что сведения о транспортном средстве включают в себя (п. 6 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов):

1) тип и модель транспортного средства (если грузовой автомобиль используется с прицепом или полуприцепом – модель прицепа, полуприцепа);

2) государственный регистрационный знак;

3) показания одометра (количество полных километров пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и при его заезде в гараж (депо);

4) дату и время выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.

В то же время при заполнении путевого листа нельзя забывать о разделе, отражающем информацию о маршруте следования автомобиля, несмотря на то что из Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов следует, что маршрут следования не является обязательным реквизитом путевого листа.

В Письме Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 говорится, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса РФ № 152, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Кроме того, в Письме УФНС по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308 отмечено, что при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, введенные в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р. В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

Согласно Письму Минфина РФ от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании было возможно судить об обоснованности произведенного расхода. В письме указано, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не говорит о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

Другими словами, если путевой лист не содержит в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, то названный факт не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Данный вывод налоговиков подтверждается и судебной практикой. Так, в Постановлении ФАС ЗСО от 04.05.2012 № А27-10606/2011 суд установил, что представленные организацией путевые листы не содержат информацию о конкретном маршруте следования, показания спидометра транспортного средства на начало и окончание рабочего дня. Транспортные средства использовались работниками вне рабочего времени. При этом указано, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками организации в служебных целях, обоснованности расходов организации по горюче-смазочным материалам. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

В Постановлении ФАС СЗО от 28.03.2011 № А66-2808/2010 отмечено, что основанием для списания горюче-смазочных материалов является надлежащим образом оформленный путевой лист. Путевые листы также подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта.

Однако относительно документального подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы имеется и другая арбитражная практика. Но следует учитывать, что налоговые органы при проверках обязаны учитывать сложившуюся арбитражную практику и особенно решения ВАС. Таким образом, теперь при проверках налоговые органы будут исключать из состава расходов затраты на горюче-смазочные материалы в случае предоставления на проверку путевых листов без подробного заполнения маршрута следования автомобиля.

В Постановлении ФАС СКО от 14.05.2012 № А25-1314/2011 суд опроверг мнение налогового органа о том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования служебного автомобиля не позволяет говорить об использовании автомобиля в служебных целях сотрудниками организации. Путевой лист, в котором отсутствует информация о маршруте следования автомобиля и почтового адреса пункта назначения, не подтверждает расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. При этом в обоснование своего вывода суд указал, что в представленных организацией путевых листах имеются все обязательные реквизиты (номер, дата путевого листа, наименование организации, марка автомобиля, государственный знак, отметки о его технической исправности, фамилия и инициалы водителя, задание водителю, в том числе подразделение (лицо), в распоряжение которого выделен автомобиль, адрес подачи с наименованием пункта по району, время выезда, время возвращения время простоев, отметка о сдаче автомобиля, наименование и количество используемого топлива, показания спидометра, указаны населенные пункты района, куда заезжал автомобиль, конечным пунктом является пункт, в котором осуществлялась подача автомобиля и совершен выезд, подведены результаты работы автомобиля за смену, имеются подписи). Получается, что данные сведения подтверждают использование автомобиля в производственных целях и количество израсходованного горючего. Отмечено, что доказательства обратного инспекция не представила.

Читать еще:  Какое нарушение за проезд под кирпич?

В Постановлении ФАС ВСО от 01.02.2011 № А33-13602/2008 рассмотрена следующая ситуация. По мнению ИФНС, путевые листы, не содержащие информации о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и ее адреса, не позволяют судить о факте использования автомобиля в служебных целях и не могут являться подтверждением расходов на приобретение горюче-смазочных материалов. Однако суд пришел к выводу, что позиция ИФНС неправомерна в связи с отсутствием легального нормативного определения понятий «место отправления» и «место назначения» и что в силу ст. 3 НК РФ довод ИФНС о документальном неподтверждении расходов по приобретению горюче-смазочных материалов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, подлежит отклонению.

В Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.08.2010 № 09АП-15769/2010-АК судом отмечено, что помимо путевых листов расходы на горюче-смазочные материалы подтверждаются авансовыми отчетами и кассовыми чеками, то есть отражение пути следования автомобиля, а также адрес в маршруте не являются обязательными реквизитами путевых листов, в связи с чем у инспекции отсутствовали основания для отказа в принятии спорных расходов.

А в Постановлении ФАС ПО от 14.05.2008 № А06-1544/07-13 и вовсе указано, что наличие путевого листа необязательно. Иными словами, утверждение налогового органа, что для включения в расходы сумм, затраченных на покупку горюче-смазочных материалов для арендованного транспорта, необходимо наличие путевых листов, не основано на законе и правомерно признано несостоятельным. При этом отмечено, что действующее налоговое законодательство не предусматривает наличие путевых листов в качестве обязательного условия для включения в расходы затрат на покупку горюче-смазочных материалов. Понесенные расходы подтверждены налогоплательщиком первичными документами (кассовыми чеками, в которых отражено наименование товара, его количество и цена).

Несмотря на рассмотренную нами практику, считаем, что реквизиты «место отправления», «место назначения» в путевом листе должны присутствовать. Кроме того, согласно разъяснениям Росстата, изложенным в Письме от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257, в части описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, делается запись по всем пунктам следования автомобиля. Это связано с тем, что информация о месте отправления и месте назначения в путевом листе должна указывать на производственный характер использования автомобиля.

Напомним: конкретных рекомендаций о том, что должно содержаться в графах «место отправления», «место назначения», ни один нормативно-правовой акт не содержит. Указание конкретного адреса тоже не является обязательным, но наличие такой информации сможет уберечь организацию от возможных претензий со стороны налоговых органов.

Оформление путевых листов: топ‑10 вопросов

Многие организации в своей деятельности используют собственный и арендованный автотранспорт, в связи с чем у бухгалтеров появляется необходимость отражать еще один вид расходов. Как оформлять путевые листы и какие изменения в законодательстве применять для бухгалтерского и налогового учета? Ответим на наиболее острые вопросы по теме в этой статье.

Обязательно ли оформлять путевой лист на автомобиль, который используется для перемещения товаров со склада в торговые точки, а не для оказания услуг по перевозке груза третьим лицам?

Основными нормативными актами по использованию автотранспорта являются Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» и Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Первый устанавливает правовые основы обеспечения безопасности дорожного движения на территории РФ, а второй регулирует отношения, возникающие при оказании услуг с использованием автомобильного транспорта.

В статье 6 Устава автомобильного транспорта сказано, что запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Минтранс России издал Приказ от 18.09.2008 № 152, в котором утверждены обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения. При этом в Приказе четко сказано, что его обязаны применять в том числе и юридические лица, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. То есть об оказании услуг по перевозке речи уже нет.

Таким образом, Приказ фактически расширил круг лиц, обязанных применять положения Устава автомобильного транспорта. Получается, что эксплуатация любого транспортного средства организации должна оформляться путевым листом (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529, Письмо Минтранса России от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС).

Чтобы от начала и до конца разобраться в порядке оформления путевых листов с учетом новых требований, смотрите вебинар Контур.Школы «Автотранспортные расходы: путевой лист, бухгалтерский учет и налогообложение». В рамках видеоурока показан образец самостоятельно разработанной формы путевого листа, которую можно использовать.

Нужен ли арендатору автомобиля без экипажа путевой лист для подтверждения расходов по налогу на прибыль?

По гражданскому законодательству аренда транспортного средства может осуществляться без экипажа (ст. 642–649 ГК РФ) и с экипажем (ст. 632 – 641 ГК РФ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации.

При аренде автомобиля без экипажа арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ. Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, является фактическим доказательством использования организацией арендованного транспортного средства в ее деятельности (ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом путевой лист — один из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Путевой лист при аренде заполняется как обычно, только в поле «Организация» нужно прописать сведения о владельце машины — в данной ситуации об арендаторе: его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

Правда ли, что с 1 марта 2019 года нельзя оформлять путевые листы на срок более одного дня?

Приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152 предусматривает оформление путевого листа либо на рабочий день, либо на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня. При этом в Письме Минтранса от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ говорится, что срок действия путевого листа не регламентирован, а пункт 4 Приказа так же, как и раньше, определяет срок действия, в течение которого путевой лист может быть использован. В случае если путевой лист оформляется более чем на один день, прописывается дата (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого действует путевой лист.

Таким образом, путевой лист может быть оформлен на период, превышающий один день. Главное, проставить в документе следующие обязательные реквизиты:

• показания одометра транспортного средства при выезде с парковочного места, а также при возвращении из рейса и окончании смены водителя транспортного средства;
• дату и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
• дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
• дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Если компания оформляет путевые листы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, можно ли отметку о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля в таких листах проставлять дополнительно?

Действительно, в Госкомстатовских бланках путевых листов не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств. Например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен», причем за подписью механика, а не контролера (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).

Но в документе должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов контролера, а также текст: «Контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п. 12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296, п. 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

Получается, использование типовых форм путевых листов влечет за собой нарушение нормативных требований. Поэтому унифицированные формы Госкомстата можно лишь брать за основу и дополнять необходимыми реквизитами. При этом путевые листы могут быть составлены компанией в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (Письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).

Кто проводит технический контроль транспортного средства?

Разрешается ли проводить дистанционные предрейсовые медосмотры водителей при помощи компьютера и специального оборудования?

Проведение предрейсовых медосмотров дистанционным способом действующим законодательством не предусмотрено (Письмо Роструда от 03.10.2018 № ПГ/31740-03-3). На сайте онлайнинспекция.рф говорится, что дистанционно можно провести лишь некоторые манипуляции, входящие в предрейсовый медосмотр. Но невозможно проверить состояние кожных покровов, слизистых глаз, склер, зрачков и их реакцию на свет.

Суд также отмечает, что прохождение предрейсовых медосмотров удаленным способом с использованием телемедицинских технологий не соответствует положениям Федерального закона от 10.12.1995 № 196 «О безопасности дорожного движения» (Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 03.10.2018 № 05АП-7137/2018).

Если проводить предрейсовые медосмотры водителей дистанционно, то контролирующие органы, скорее всего, расценят это как допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения медосмотра и привлекут к ответственности, предусмотренной частью 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ в виде штрафа:

• для организации — от 110 000 до 130 000 руб.;
• для руководителя — от 15 000 до 25 000 руб.

Если генеральный директор управляет служебным автомобилем во время поездок к контрагентам, обязан ли он проходить предрейсовый медосмотр?

В соответствии с абзацем 3 пункта 3 статьи 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих в качестве водителей транспортных средств.

По мнению Верховного Суда РФ, если работник по должности не является водителем, но по должностной инструкции или исходя из характера работы ему приходится управлять служебным транспортным средством, то он обязан проходить предрейсовые медосмотры (Постановление Верховного Суда РФ от 19.12.2016 № 18-АД16-173).

Есть и противоположные мнения судов о том, что предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителей, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителей (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).

Исходя из сказанного безопаснее будет провести предрейсовый медосмотр работника, управляющего автомобилем и принятого на работу не в качестве водителя, в том числе и генерального директора.

При выездной проверке организации налоговые инспекторы признали необоснованными расходы на ГСМ в связи с отсутствием в путевом листе конкретного маршрута автомобиля. Могут ли путевые листы без указания маршрута подтверждать расходы на приобретение ГСМ в целях исчисления налога на прибыль?

Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 не относит к числу обязательных реквизитов информацию о пройденном маршруте транспортного средства. Однако налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в деятельности организации и, как следствие, об экономически обоснованных расходах на ГСМ (ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).

Судебная практика по данному вопросу достаточно противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и признают, что если в путевом листе нет информации о маршруте, то расходы на ГСМ необоснованны (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015). Другие арбитры говорят, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не является основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).

В целях предотвращения риска исключения при проверке из состава налоговых расходов затрат на приобретение ГСМ лучше составлять путевой лист с указанием маршрута автомобиля.

Читать еще:  Два штрафа за одно нарушение парковки

Обязательны ли нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом, для принятия расходов по ГСМ при налогообложении?

Пункт 3 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, все еще содержит текст, что эти нормы предназначены для расчетов по налогообложению предприятий. Но, по результатам экспертизы Минэкономразвития России, из пункта было исключено упоминание о предназначении этих норм для расчетов по налогообложению предприятий (п. 4.2 Заключения Минэкономразвития России от 20.04.2012 «По итогам экспертизы на распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»).

Таким образом, организации не обязаны применять Минтрансовские Методические рекомендации. Об этом не раз говорилось в разъяснениях Минфина, который признает право, а не обязанность налогоплательщиков учитывать эти нормы (Письма Минфина России от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 и от 27.09.2018 № 03-11-11/69335).

Организации могут использовать как Минтрансовские, так и собственные нормы расхода ГСМ, только не забывая прописать в своей учетной политике выбранный вариант. Если предприятие использует собственные нормы, то они должны быть утверждены приказом руководителя. Разработать их можно разными способами (Письма Минфина РФ от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67 и Управления ФНС России от 05.11.2015 № 08-14-03/13321). Например, на основании:

• заключения научной организации, осуществляющей разработку таких норм;
• данных технической документации автотранспорта;
• информации, предоставленной изготовителем автомобиля;
• актов контрольных замеров норм расхода топлива для конкретного автомобиля.

Путевые листы можно заполнять на компьютере или только от руки?

Способ заполнения путевых листов Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 не установлен. Однако из положений этого документа следует, что даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляет медицинский работник, проводивший соответствующий осмотр, и заверяет их своей подписью с указанием фамилии и инициалов. Дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должен проставить контролер технического состояния автотранспортных средств, проводивший соответствующий контроль, и заверить своей подписью с указанием фамилии и инициалов. Таким образом, все отметки медика и технического контролера могут быть сделаны только от руки.

Кроме того, путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, а значит, в него не могут быть заранее внесены время, километраж, показания спидометра и маршрут следования. Значит, технически невозможно, выполнив положения Приказа, заполнить эти поля путевого листа на компьютере.

При этом путевой лист — это обычный первичный учетный документ, который может быть составлен не только в момент совершения операции, но и непосредственно после ее окончания (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). На этом основании можно заполнять путевые листы комбинированным способом: частично на компьютере (проставляя данные, известные до начала рейса) и частично от руки.

Оформление путевых листов: топ‑10 вопросов

Многие организации в своей деятельности используют собственный и арендованный автотранспорт, в связи с чем у бухгалтеров появляется необходимость отражать еще один вид расходов. Как оформлять путевые листы и какие изменения в законодательстве применять для бухгалтерского и налогового учета? Ответим на наиболее острые вопросы по теме в этой статье.

Обязательно ли оформлять путевой лист на автомобиль, который используется для перемещения товаров со склада в торговые точки, а не для оказания услуг по перевозке груза третьим лицам?

Основными нормативными актами по использованию автотранспорта являются Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» и Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Первый устанавливает правовые основы обеспечения безопасности дорожного движения на территории РФ, а второй регулирует отношения, возникающие при оказании услуг с использованием автомобильного транспорта.

В статье 6 Устава автомобильного транспорта сказано, что запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Минтранс России издал Приказ от 18.09.2008 № 152, в котором утверждены обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения. При этом в Приказе четко сказано, что его обязаны применять в том числе и юридические лица, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. То есть об оказании услуг по перевозке речи уже нет.

Таким образом, Приказ фактически расширил круг лиц, обязанных применять положения Устава автомобильного транспорта. Получается, что эксплуатация любого транспортного средства организации должна оформляться путевым листом (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529, Письмо Минтранса России от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС).

Чтобы от начала и до конца разобраться в порядке оформления путевых листов с учетом новых требований, смотрите вебинар Контур.Школы «Автотранспортные расходы: путевой лист, бухгалтерский учет и налогообложение». В рамках видеоурока показан образец самостоятельно разработанной формы путевого листа, которую можно использовать.

Нужен ли арендатору автомобиля без экипажа путевой лист для подтверждения расходов по налогу на прибыль?

По гражданскому законодательству аренда транспортного средства может осуществляться без экипажа (ст. 642–649 ГК РФ) и с экипажем (ст. 632 – 641 ГК РФ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации.

При аренде автомобиля без экипажа арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ. Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, является фактическим доказательством использования организацией арендованного транспортного средства в ее деятельности (ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом путевой лист — один из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Путевой лист при аренде заполняется как обычно, только в поле «Организация» нужно прописать сведения о владельце машины — в данной ситуации об арендаторе: его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

Правда ли, что с 1 марта 2019 года нельзя оформлять путевые листы на срок более одного дня?

Приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152 предусматривает оформление путевого листа либо на рабочий день, либо на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня. При этом в Письме Минтранса от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ говорится, что срок действия путевого листа не регламентирован, а пункт 4 Приказа так же, как и раньше, определяет срок действия, в течение которого путевой лист может быть использован. В случае если путевой лист оформляется более чем на один день, прописывается дата (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого действует путевой лист.

Таким образом, путевой лист может быть оформлен на период, превышающий один день. Главное, проставить в документе следующие обязательные реквизиты:

• показания одометра транспортного средства при выезде с парковочного места, а также при возвращении из рейса и окончании смены водителя транспортного средства;
• дату и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
• дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
• дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Если компания оформляет путевые листы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, можно ли отметку о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля в таких листах проставлять дополнительно?

Действительно, в Госкомстатовских бланках путевых листов не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств. Например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен», причем за подписью механика, а не контролера (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).

Но в документе должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов контролера, а также текст: «Контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п. 12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296, п. 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

Получается, использование типовых форм путевых листов влечет за собой нарушение нормативных требований. Поэтому унифицированные формы Госкомстата можно лишь брать за основу и дополнять необходимыми реквизитами. При этом путевые листы могут быть составлены компанией в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (Письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).

Кто проводит технический контроль транспортного средства?

Разрешается ли проводить дистанционные предрейсовые медосмотры водителей при помощи компьютера и специального оборудования?

Проведение предрейсовых медосмотров дистанционным способом действующим законодательством не предусмотрено (Письмо Роструда от 03.10.2018 № ПГ/31740-03-3). На сайте онлайнинспекция.рф говорится, что дистанционно можно провести лишь некоторые манипуляции, входящие в предрейсовый медосмотр. Но невозможно проверить состояние кожных покровов, слизистых глаз, склер, зрачков и их реакцию на свет.

Суд также отмечает, что прохождение предрейсовых медосмотров удаленным способом с использованием телемедицинских технологий не соответствует положениям Федерального закона от 10.12.1995 № 196 «О безопасности дорожного движения» (Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 03.10.2018 № 05АП-7137/2018).

Если проводить предрейсовые медосмотры водителей дистанционно, то контролирующие органы, скорее всего, расценят это как допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения медосмотра и привлекут к ответственности, предусмотренной частью 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ в виде штрафа:

• для организации — от 110 000 до 130 000 руб.;
• для руководителя — от 15 000 до 25 000 руб.

Если генеральный директор управляет служебным автомобилем во время поездок к контрагентам, обязан ли он проходить предрейсовый медосмотр?

В соответствии с абзацем 3 пункта 3 статьи 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих в качестве водителей транспортных средств.

По мнению Верховного Суда РФ, если работник по должности не является водителем, но по должностной инструкции или исходя из характера работы ему приходится управлять служебным транспортным средством, то он обязан проходить предрейсовые медосмотры (Постановление Верховного Суда РФ от 19.12.2016 № 18-АД16-173).

Есть и противоположные мнения судов о том, что предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителей, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителей (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).

Исходя из сказанного безопаснее будет провести предрейсовый медосмотр работника, управляющего автомобилем и принятого на работу не в качестве водителя, в том числе и генерального директора.

При выездной проверке организации налоговые инспекторы признали необоснованными расходы на ГСМ в связи с отсутствием в путевом листе конкретного маршрута автомобиля. Могут ли путевые листы без указания маршрута подтверждать расходы на приобретение ГСМ в целях исчисления налога на прибыль?

Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 не относит к числу обязательных реквизитов информацию о пройденном маршруте транспортного средства. Однако налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в деятельности организации и, как следствие, об экономически обоснованных расходах на ГСМ (ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).

Судебная практика по данному вопросу достаточно противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и признают, что если в путевом листе нет информации о маршруте, то расходы на ГСМ необоснованны (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015). Другие арбитры говорят, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не является основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).

В целях предотвращения риска исключения при проверке из состава налоговых расходов затрат на приобретение ГСМ лучше составлять путевой лист с указанием маршрута автомобиля.

Обязательны ли нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом, для принятия расходов по ГСМ при налогообложении?

Пункт 3 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, все еще содержит текст, что эти нормы предназначены для расчетов по налогообложению предприятий. Но, по результатам экспертизы Минэкономразвития России, из пункта было исключено упоминание о предназначении этих норм для расчетов по налогообложению предприятий (п. 4.2 Заключения Минэкономразвития России от 20.04.2012 «По итогам экспертизы на распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»).

Таким образом, организации не обязаны применять Минтрансовские Методические рекомендации. Об этом не раз говорилось в разъяснениях Минфина, который признает право, а не обязанность налогоплательщиков учитывать эти нормы (Письма Минфина России от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 и от 27.09.2018 № 03-11-11/69335).

Организации могут использовать как Минтрансовские, так и собственные нормы расхода ГСМ, только не забывая прописать в своей учетной политике выбранный вариант. Если предприятие использует собственные нормы, то они должны быть утверждены приказом руководителя. Разработать их можно разными способами (Письма Минфина РФ от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67 и Управления ФНС России от 05.11.2015 № 08-14-03/13321). Например, на основании:

• заключения научной организации, осуществляющей разработку таких норм;
• данных технической документации автотранспорта;
• информации, предоставленной изготовителем автомобиля;
• актов контрольных замеров норм расхода топлива для конкретного автомобиля.

Читать еще:  Срок исковой давности за нарушение ПДД

Путевые листы можно заполнять на компьютере или только от руки?

Способ заполнения путевых листов Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 не установлен. Однако из положений этого документа следует, что даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляет медицинский работник, проводивший соответствующий осмотр, и заверяет их своей подписью с указанием фамилии и инициалов. Дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должен проставить контролер технического состояния автотранспортных средств, проводивший соответствующий контроль, и заверить своей подписью с указанием фамилии и инициалов. Таким образом, все отметки медика и технического контролера могут быть сделаны только от руки.

Кроме того, путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, а значит, в него не могут быть заранее внесены время, километраж, показания спидометра и маршрут следования. Значит, технически невозможно, выполнив положения Приказа, заполнить эти поля путевого листа на компьютере.

При этом путевой лист — это обычный первичный учетный документ, который может быть составлен не только в момент совершения операции, но и непосредственно после ее окончания (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). На этом основании можно заполнять путевые листы комбинированным способом: частично на компьютере (проставляя данные, известные до начала рейса) и частично от руки.

Комментарий к Определению ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880-13

Споры о том, является ли путевой лист документом, подтверждающим расход топлива, ведутся достаточно давно.

В комментируемом Определении ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13 коллегия судей отказалась передавать данное дело на рассмотрение в Президиум ВАС, тем самым оставив в силе Постановление ФАС ПО от 21.05.2013 № А55-23291/2012, принятое не в пользу налогоплательщика.

Отметим, что предметом спора стал отказ налогового органа принять в составе расходов для целей исчисления налога на прибыль стоимость горюче-смазочных материалов, поскольку в путевых листах отсутствовало подробное описание мест следования автомобиля.

Напомним, что согласно п. 1 ст. 247 НК РФ объектом обложения налогом на прибыль организаций признается, соответственно, прибыль, полученная налогоплательщиком. Причем прибылью признаются доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов. Расходы, в свою очередь, должны быть обоснованны и документально подтверждены, а также направлены на получение дохода – это следует из ч. 1 ст. 252 НК РФ.

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ относит расходы налогоплательщика на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного транспорта и иных его видов), расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Часть 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на горюче-смазочные материалы, является путевой лист, унифицированная форма (форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля») которого была утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Так как с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения, организации должны утвердить в учетной политике самостоятельно разработанные формы, в которых должны содержаться следующие обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ):

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Кроме того, следует учитывать, что Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Согласно п. 3 разд. 2 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер;

2) сведения о сроке действия;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

Поясним, что сведения о транспортном средстве включают в себя (п. 6 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов):

1) тип и модель транспортного средства (если грузовой автомобиль используется с прицепом или полуприцепом – модель прицепа, полуприцепа);

2) государственный регистрационный знак;

3) показания одометра (количество полных километров пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и при его заезде в гараж (депо);

4) дату и время выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.

В то же время при заполнении путевого листа нельзя забывать о разделе, отражающем информацию о маршруте следования автомобиля, несмотря на то что из Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов следует, что маршрут следования не является обязательным реквизитом путевого листа.

В Письме Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 говорится, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса РФ № 152, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Кроме того, в Письме УФНС по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308 отмечено, что при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, введенные в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р. В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

Согласно Письму Минфина РФ от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании было возможно судить об обоснованности произведенного расхода. В письме указано, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не говорит о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

Другими словами, если путевой лист не содержит в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, то названный факт не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Данный вывод налоговиков подтверждается и судебной практикой. Так, в Постановлении ФАС ЗСО от 04.05.2012 № А27-10606/2011 суд установил, что представленные организацией путевые листы не содержат информацию о конкретном маршруте следования, показания спидометра транспортного средства на начало и окончание рабочего дня. Транспортные средства использовались работниками вне рабочего времени. При этом указано, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками организации в служебных целях, обоснованности расходов организации по горюче-смазочным материалам. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

В Постановлении ФАС СЗО от 28.03.2011 № А66-2808/2010 отмечено, что основанием для списания горюче-смазочных материалов является надлежащим образом оформленный путевой лист. Путевые листы также подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта.

Однако относительно документального подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы имеется и другая арбитражная практика. Но следует учитывать, что налоговые органы при проверках обязаны учитывать сложившуюся арбитражную практику и особенно решения ВАС. Таким образом, теперь при проверках налоговые органы будут исключать из состава расходов затраты на горюче-смазочные материалы в случае предоставления на проверку путевых листов без подробного заполнения маршрута следования автомобиля.

В Постановлении ФАС СКО от 14.05.2012 № А25-1314/2011 суд опроверг мнение налогового органа о том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования служебного автомобиля не позволяет говорить об использовании автомобиля в служебных целях сотрудниками организации. Путевой лист, в котором отсутствует информация о маршруте следования автомобиля и почтового адреса пункта назначения, не подтверждает расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. При этом в обоснование своего вывода суд указал, что в представленных организацией путевых листах имеются все обязательные реквизиты (номер, дата путевого листа, наименование организации, марка автомобиля, государственный знак, отметки о его технической исправности, фамилия и инициалы водителя, задание водителю, в том числе подразделение (лицо), в распоряжение которого выделен автомобиль, адрес подачи с наименованием пункта по району, время выезда, время возвращения время простоев, отметка о сдаче автомобиля, наименование и количество используемого топлива, показания спидометра, указаны населенные пункты района, куда заезжал автомобиль, конечным пунктом является пункт, в котором осуществлялась подача автомобиля и совершен выезд, подведены результаты работы автомобиля за смену, имеются подписи). Получается, что данные сведения подтверждают использование автомобиля в производственных целях и количество израсходованного горючего. Отмечено, что доказательства обратного инспекция не представила.

В Постановлении ФАС ВСО от 01.02.2011 № А33-13602/2008 рассмотрена следующая ситуация. По мнению ИФНС, путевые листы, не содержащие информации о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и ее адреса, не позволяют судить о факте использования автомобиля в служебных целях и не могут являться подтверждением расходов на приобретение горюче-смазочных материалов. Однако суд пришел к выводу, что позиция ИФНС неправомерна в связи с отсутствием легального нормативного определения понятий «место отправления» и «место назначения» и что в силу ст. 3 НК РФ довод ИФНС о документальном неподтверждении расходов по приобретению горюче-смазочных материалов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, подлежит отклонению.

В Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.08.2010 № 09АП-15769/2010-АК судом отмечено, что помимо путевых листов расходы на горюче-смазочные материалы подтверждаются авансовыми отчетами и кассовыми чеками, то есть отражение пути следования автомобиля, а также адрес в маршруте не являются обязательными реквизитами путевых листов, в связи с чем у инспекции отсутствовали основания для отказа в принятии спорных расходов.

А в Постановлении ФАС ПО от 14.05.2008 № А06-1544/07-13 и вовсе указано, что наличие путевого листа необязательно. Иными словами, утверждение налогового органа, что для включения в расходы сумм, затраченных на покупку горюче-смазочных материалов для арендованного транспорта, необходимо наличие путевых листов, не основано на законе и правомерно признано несостоятельным. При этом отмечено, что действующее налоговое законодательство не предусматривает наличие путевых листов в качестве обязательного условия для включения в расходы затрат на покупку горюче-смазочных материалов. Понесенные расходы подтверждены налогоплательщиком первичными документами (кассовыми чеками, в которых отражено наименование товара, его количество и цена).

Несмотря на рассмотренную нами практику, считаем, что реквизиты «место отправления», «место назначения» в путевом листе должны присутствовать. Кроме того, согласно разъяснениям Росстата, изложенным в Письме от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257, в части описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, делается запись по всем пунктам следования автомобиля. Это связано с тем, что информация о месте отправления и месте назначения в путевом листе должна указывать на производственный характер использования автомобиля.

Напомним: конкретных рекомендаций о том, что должно содержаться в графах «место отправления», «место назначения», ни один нормативно-правовой акт не содержит. Указание конкретного адреса тоже не является обязательным, но наличие такой информации сможет уберечь организацию от возможных претензий со стороны налоговых органов.